гр.Смядово                                                                            тел.05351/20 33  
 пл.”Княз Борис І” №2                                                        факс 05351/22 26

ПРАВИЛНИК 
 за документооборот  на Община Смядово

РАЗДЕЛ I

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Този правилник е разработен с изискванията на Закона за счетоводството  / ДВ. Бр.98 / 2001 год. ,изм.и доп.,бр.57 от 13.07.2007 год./
2.1. Целта на правилника е да гарантира създаването на правилната  организация  за движението на документите в общината, както и своевременното им и правилното им съставяне , използване и съхранение .
1.3. Правилникът за документооборота регламентира работата, както със стандартни първични и вторични счетоводни документи, така и със специфични документи, които характеризират особеностите на дейността на Общината.
1.4. Правилникът за  документооборота е основата на разграничаване на отговорностите между кмета, останалите ръководни длъжности и изпълнители в общината.

РАЗДЕЛ II.

СЪЩНОСТ И ЦЕЛИ НА ФИНАНСОВО – СЧЕТОВОДНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТ.

2.1.Документооборота е съвкупност от предварително установени пътища за движение на документите, свързани с финансово – счетоводната дейност , от момента на съставянето / планирането / или получаването до окончателната им обработка и предаване за съхранение .
2.2. С документоооборота  трябва да се осигури:
-	правилно определяне на документо-съставителите и мястото на     съставяне на документа.
-	своевременно и точно отразяване на стопанските операции в хронологичен ред.
-	максимално съкращаване на пътя на документите от съставителите до окончателната им обработка.
-	осигуряване взаимна връзка и зависимост между първичните и вторичните документи, отразяващи дейността на общината.
-	осигуряване на пълно съответствие между аналитичната и синтетична счетоводна информация
-	осигуряване условия за упражняване на ефективен контрол върху стопанската дейност.
-	осигуряване на разграничаване на трите отчетни групи.
-	създаване предпоставки за своевременно уреждане на вземанията и задълженията на общината с оглед правилното функциониране.
-	контрол за съхранение на първичните счетоводни документи и информацията, която те съдържат.
-	определяне на конкретни длъжностни лица , ангажирани със съставянето , приемането, обработката и съхранение на съответните документи .
-	осигуряване на възможност за упражняване на вътрешен и външен контрол върху счетоводната дейност на общината.
-	предоставяне на съответната изходна информация пред управляващия орган, контролни органи и други.

РАЗДЕЛ III

ВИДОВЕ СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ И ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ ПРИ ДОКУМЕНТИРАНЕ НА СТОПАНСКИТЕ ОПЕРАЦИИ

 3.1.Правилникът за финансово - счетоводния документооборот изисква да се използват само счетоводни документи за отразяване на стопанските операции, съобразени със следните основни счетоводни принципи :
Текущо начисляване – приходите и разходите, произтичащи от сделки и събития, се начисляват към момента на тяхното възникване, независимо от момента на получаването или плащането на парични средства или техните еквиваленти и се включват във финансовите отчети за периода, за които се отнасят;
Действащо предприятие – приема се, че предприятието е действащо и ще остане такова в предвидимо бъдеще.
  3.2. Съгласно чл.6 от Закона за счетоводството счетоводните документи са:
А / според характера на информацията – първични, вторични  и регистри;
Б / според мястото на съставяне им – вътрешни и външни;
В / според вида на стопанската операция, която отразяват – платежни, разчетни и стоково – материални документи. 
	А /1 Първичният счетоводен документ е носител на информация за регистрираната за първи път стопанска операция и съдържа следните реквизити /чл. 7 ал. 1 от Закона за счетоводството:
          (1)  Първичният счетоводен документ, адресиран до други предприятия или физически лица, съдържа най-малко следната информация:
	1.  наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;
	2.  дата на издаване;
	3. наименование, адрес и номер за идентификация по чл.84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на издателя и получателя;
	4.  предмет и стойностно изражение на стопанската операция;
	5.  име, фамилия и подпис на съставителя.
	(2) Първичният счетоводен документ, който засяга само дейността на предприятието, съдържа най-малко следната информация:
	1.  наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;
	2.  дата на издаване;
	3.  предмет и стойностно изражение на стопанската операция;
	4.  име, фамилия и подпис на съставителя.

А / 2 Вторичният счетоводен документ е носител на обобщена информация , получена от първичните счетоводни документи и съдържа следните реквизити :
          1.  наименование на документа;
	    2.  номер и дата на съставяне;
	    3.  стойност,  отразена в първичните счетоводни документи, въз основа на които е съставен;
	   4.   подпис на съставителя.

А/ 3 Регистрите са носители на хронологично систематизирана информация за стопанските операции от първичните или вторичните счетоводни документи. Откриват се ежемесечно към 1 януари. Приключват се към края на всеки месец и задължително към 31 декември.Изготвя се при автоматизирана обработка с програмен продукт ФСД на ИЦ на МФ под формата на постоянни информационни масиви . Осигуряват пълно съответствие между систематизираната синтетична и аналитична  счетоводна регистри, както и равенството и връзката между тях ./ чл.9 от Закона за счетоводството /
    - наименование на документа 
    - номер и дата на съставяне
    -стойност , отразена в първичните счетоводни документи , въз основа на който   е  съставен
- подпис на съставителя
За осъществяване на контрол върху правилността на синтетичните записвания в счетоводните регистри, се съставят оборотни ведомости за синтетичните  и аналитичните счетоводни сметки за трите отчетни периода.
Б / 1 Вътрешни  счетоводни документи  - съставят се и се използват в общината – касови ордери, искания за отпускане на материали, складови разписки, справки, отчети на МОЛ , разплащателни ведомости за заплати и др.
Б / 2 Външни счетоводни документи – издават се за други предприятия , но се използват в общината - / фактура, платежно нареждане, платежно  искане за незабавно инкасо, вносна бележка и др. /
В / 1 Платежни документи  - носят информация за движението на паричните потоци / вносна бележка, нареждане – разписка, ПКО, РКО и др./
В / 2 Разчетни документи – свързани с отчитане на вземанията и задълженията / авансов отчет , данъчна декларация и др./
В / 3 Стоково – материални документи – носят информация за движението на материалните запаси / искания за отпускане  на материали, складова разписка и др. /

3.3. Счетоводните документи, който нямат посочени реквизити нямат доказателствена сила.
3.4. Счетоводните документи се попълват ръкописно, с мастило, химикал, пишеща машина или с друго печатащо устройство.
3.5. Забранява се  поправки и добавки в първичните счетоводни документи. Погрешно съставени първични счетоводни документи се анулират и се съставят нови.
3.6. Забранява се ползването на ксерокопия от първични счетоводни документи вместо оригинални първични документи.
3.7. Отговорност за достоверността на информацията в счетоводните документи и спазването на сроковете за тяхното съставяне носят длъжностните  лица, които са ги съставили и подписали.
3.8. Отговорност за законосъобразността  и целесъобразността на извършените стопански операции носят лицата , които са разпоредили извършването им.
3.9. Първичните документи се съставят в деня на събитието и се представят в счетоводството в деня на съставянето им, с изключение на тези, за които е определен друг срок. Правилността на съставените първични счетоводни документи се контролира от оперативните счетоводители .
3.10. Подготовката на документите за комплектоване в папки според приетия начин на класифициране на стопанските операции .
3.11. Автоматизираната обработка на счетоводните документи се извършва от оперативен счетоводител. Съответствието на крайните данни в техническите носители се удостоверява с подписа на съответните длъжностни лица.

РАЗДЕЛ IV

ФОРМА НА СЧЕТОВОДСТВОТО

4.1. Формата на счетоводството се утвърждава от Кмета на общината . С формата на счетоводство се осигурява  синхронизирано, хронологично, аналитично и  синтетично счетоводно отчитане.
4.2. Счетоводното отчитане  трябва да става на основата на документална обосновка на стопанските операции и факти, като се спазва изискванията за съставянето на документи съгласно действащото законодателство.
4.3. Формата на счетоводството в общината е двустранно счетоводно записване с автоматизирана / компютърна / обработка на счетоводната информация със съставяне на постоянни информационни носители: мемориални ордери. 
4.4. Системата на двойният подпис е задължителна процедура за поемане на задължения и извършване на разходи , която се осъществява само след полагане на подписите на кмета на общината, гл.счетоводител или упълномощени от тях лица.

РАЗДЕЛ V

ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА 

4.1. Организацията на документооборота се осъществява от главният счетоводител по ред в зависимост от прилаганата форма на счетоводството.
4.2. Организация на документооборота определя :
- първичните и вторични счетоводни документи , които се използват в Общината съгласно утвърден от Министъра на финансите Албум на първичните счетоводни документи;  указания за съставяне, оформяне и движение на всеки първичен; лица, отговорни за съставяне, оформянето и контролирането на реквизитите на всеки документ и срок за представяне в счетоводството / Приложение № 1 /
- план за документооборота  / Приложение № 2 /
- списък на синтетичните счетоводни сметки с аналитично представяне, които подлежи на по - чести анализи / Приложение № 3 /
- списък на справките с информация във връзка с вземането на управленски решения и срокове за представянето / Приложение № 4 /
- списък на документите, които трябва да състави и подпише главният счетоводител при напускане на работа съгласно чл.45 от ЗС / Приложение № 5 /
4.3. Организацията на документооборота при компютърна обработка включва още:
- подготовка на документите за компютърна обработка чрез кодиране на приходите и разходите от оперативния счетоводител
- компютърна обработка на първичните и вторични счетоводни документи с избраният програмен продукт 
- получаване и използване на компютърните извлечения за целите на анализа на дейността
4.4. Съставянето и последващото оформяне на счетоводните документи от определени длъжностни лица, с който е упражнен вътрешен финансов контрол върху стопанските операции са основание за записване на счетоводни сметки.

VI.РАЗДЕЛ

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

6.1. За виновно причинени вреди или пропуснати ползи от неспазване разпоредбите на Закона за счетоводството и Правилника за документооборота, виновните длъжностни лица носят имуществена и дисциплинарна отговорност съгласно действащите нормативни документи.

Изготвил
Гл.счетоводител :                 
 / С.Нонева/

 Приложение № 1 

ОБЩИНА СМЯДОВО

СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНИТЕ ДОКУМЕНТИ  ПЪРВИЧНИ ДОКУМЕНТИ

I.Първични счетоводни документи за отчитане на дълготрайни активи

1.Акт за приемане и предаване на дълготрайни материални активи – ДА – използва се при движението на всички дълготрайни актива в общината.Съставя се от комисия определена със заповед на кмета на Общината или оторизирано от него лице съгласно СФУК в два екземпляра , по един за приемащата и предаващата страна .Представя се в счетоводството в деня на съставянето му.
2.Протокол за бракуване на ДА – изготвя се от комисия , определена със заповед на кмета . Изготвя се в два екземпляра по един за МОЛ и един за счетоводството 
3.Инвентаризационнен опис на ДА – съставя се при инвентаризация на ДМА в два екземпляра / при приемането и предаването на МОЛ в 3 / автоматично с ПП ФСД / , подписва се от комисия , назначена със заповед на кмета . Преди започване на инвентаризацията , МОЛ попълва декларация , че всички получени документи до инвентаризацията са предадени в счетоводството.
4.Пътен лист – попълва се от водача на МПС .Представя се в началото на следващия  месец в счетоводството за обработка.

II.Първични счетоводни документи за  отчитане на краткотрайни активи

А . Материални запаси

1.	Складова разписка – издава се в три екземпляра – оригиналът се предава в счетоводството , един  за приемащото МОЛ , последният остава на кочана.
2.	 Искане за отпускане на материали – съставя се в три екземпляра от искащото МОЛ .Предава се в счетоводството в деня на съставяне .
3.	Акт за бракуване материални запаси – съставя се в два екземпляра от комисия , назначена със заповед на кмета или съответно зам.кмет , при бракуване на МЗ в присъствие на МОЛ – в три екземпляра .Утвърждава се от ръководителя след заключение на комисията . Ако след унищожаване се получават годни използваеми материали в акта се записват № на складовата разписка.
4.	Инвентаризационнен опис на МЗ – съставя се при инвентаризация на МЗ в два екземпляра / при приемане – предаване  при смяна на МОЛ в три / от които първият за счетоводството , а втория и третия за приемащото и предаващото МОЛ .Подписва се от комисия , назначена със заповед на ръководителя. Преди започване МОЛ подписва декларация , че всички документи за инвентаризацията са предадени в счетоводството . Представя се в счетоводството в определения със заповедта срок.

Б. Парични средства 

1.ПКО за левове – представя нареждане на гл.счетоводител до касиера да приеме паричните средства в левове .Съставя се в един екземпляр от касиера и се подписва от него. В края на деня се предават в счетоводството заедно с отчета на касиера.Квитанцията към ПКО се попълва от касиера и се предава на лицето вносител. Попълнена с всички реквизити и подпечатана, квитанцията има доказателствена сила за внесени парични средства. ПКО се получават от касиера от счетоводството номерирани с различни номера за трите отделни отчетни групи
2. РКО за лева - представлява нареждане на ръководителя и гл.счетоводител до касиера да изплати за посочената в РКО цел и на посоченото лице определена сума. Съставя се в един екземпляр от касиера и се подписва от лицата съставители. Регистрира се в касовата книга . РКО се получават номерирани от счетоводството със различна регистрация за трите отчетни групи и се описват в отделни касови книги за всяка отчетна група.

///. Първични счетоводни документи за отчитане разчетните взаимоотношения

1.    Трудов договор- съставя се на основание Кодекса на труда и ЗДС в 4 екземпляра от завеждащ  "Личен състав".Трудовият договор трябва да бъде подписан от  завеждащ  "Личен състав" ,  главен счетоводител , Кмета на Общината и съгласуван   от мл.юрисконсулт  . Първият екземпляр остава в завеждащ личен състав, един се предава в счетоводството, един на лицето страна и  един за досието му.
2.  Допълнително споразумение към трудов договор - съставя се на основание Кодекса на труда , ЗДС и други нормативни документи   ,  за допълнително определено място на работа ,   основно   и допълнителното трудово.възнаграждение, и е неразделна част от трудовият договор .  Съставя се в 4 екземпляра - първият екземпляр остава в завеждащ личен състав, един се предава в счетоводството, един на лицето страна и  един за досието му. Подписва се от страните по договора.
3. Граждански договор -  съставя се на основание ЗЗД и регламентира задълженията на възложителя и изпълнителя за извършване на определена дейност, обект на договора. Съставя се в два екземпляра, прилага се към сметката за изплатените суми.
4.   Заповед за разрешаване на отпуск    съставя се от  завеждащ “ Личен състав, на основание лична молба на лицето и КТ . Издава се в 3 екземпляра – за досието , за лицето и счетоводството.
5.    Ведомост за трудовото възнаграждения на персонала - служи за начисляване и изплащане  възнаграждения на персонала./ежемесечно, поименно и по видове начисления и   удръжки/. Програмен    продукт   “ Бизнес навигатор “    Първият   екземпляр   за счетоводството ,  вторият за лицето.
6.  Авансов отчет в лева - служи за отчитане на получени служебни аванси с конкретно предназначение Съставя се от подотчетното лице и се представя в счетоводството до З работни дни след извършване на възложената работа. Всички оправдателни документи се прикрепват към него. Утвърждава се от ръководителя.
7.   Заповед за командировка в страната и отчет - попълва се от командированото лице и се подписва от ръководителя Съставя се в един екземпляр и се завежда от завеждащ “ Личен състав “. Заверява   се   от   местото , където   лицето   е   командировано.   Командированият попълва сметка за полагащите му се пътни , дневни и квартирни , предварително разрешени в заповедта на ръководителя.
8.    Фактура - издава се при осъществени сделки със стоки и услуги от МОЛ, или лице определено от ръководителя . Съставя се в три екземпляра. Оригиналът се предоставя на получателя на сделката, вторият за МОЛ, третият за счетоводството.

IV. Вторични счетоводни документи

   1.   Отчет за изразходван ГСМ -съставя се от МОЛ в края на отчетния месец. Представя се в последния работен ден от месеца в счетоводството.
   2.   Мемориален ордер - съставя се в един екземпляр и се подписва от главен счетоводител и състави.

Приложение № 3

СПИСЪК

на  често използваните синтетичните счетоводни сметки с аналитично отчитане

1.	с/ ка 4110 Вземания от клиенти в страната – по аналитични партиди

2.	с / ка 4010 Задължения към доставчиците в страната – по аналитични партиди
3.	с / ка 4887 Вземания от други дебитори – по аналитични партиди

4.	с/ка 4020 Доставчици по аванси – по аналилични партиди

5.	с/ка 4897 Задължения към други кредитори – мести лица - по аналитични партиди

Приложение № 4

                                                   СРОКОВЕ 

за предоставяне на някои счетоводни документи
/ извън тези по приложение № 1 /

      Вид на документа                                    срок                                   институция

1.Годишен счетоводен отчет                         31.03.                                Сметната палата

2.Годишен счетоводен отчет                         31.03.                                МФ

Приложение № 5

Д О К У М Е Н Т И

По чл.45 от Закона за счетоводството

При напускане на гл.счетоводител се изготвят следните документи , съгласно изискванията на чл.45 от Закона за счетоводството.

1.	Акт за приемане – предаване на синхронизирани оборотни ведомости за аналитично и синтетично счетоводно отчитане.
2.	Опис на не осчетоводените първични счетоводни документи.
3.	Опис на папките , съдържащи икономическа информация – договори , отчети , ревизионни документи и др.
4.	Обходен лист.

ФУНКЦИОНАЛНА СТРУКТУРА НА СЧЕТОВОДСТВОТО

5.1.Оформянето на счетоводни документи и документи и тяхното движение се осъществява по ред , определен от Кмета на общината , като се спазва Закона за Държавния бюджет / обн.ДВ , бр.67 от 1996 г., изм.и доп.бр.46 от 1997 г.и бр.154 от 1998 г./
5.2.Изпълнението / отчитането / започва и приключва на 31.XII.включително.
5.3.Всички приходи и разходи на бюджетните и извънбюджетните парични средства на Общината се отчитат с натрупване за времето от 01 януари  до 31 декември , чрез банкови сметки.
5.4.Общината осъществява отчитането и изпълнението на бюджета , извънбюджетните и фондовите сметки с банкови сметки в левове .

Касови операции и каса 

Касови операции
      При отчитане  на всички постъпления и извършени разходи в лева и валута , в / от касата на Общината  се издават приходни , съответно разходни касови ордери.
      Приходните касови ордери – Приходен касов ордер / ПКО /  за левове и ПКО за валута се подписват от касиера – получател и главния счетоводител , а разходните касови ордери РКО за левове и РКО за валута – от касиера , съставителя , главния счетоводител и разпоредителя с бюджетни кредити / кмета на общината/ Касовите ордери се регистрират по ред , установен от главния счетоводител.
     Всички първични счетоводни документи за постъпилите и изплатени в брой парични средства в/ от касата на общината се проверяват и оформят/.Първичните счетоводни документи се щемпеловат , при което в щемпела се вписват поредния номер , взет от съответния МО. Счетоводните документи се контират и въвеждат в компютъра по установена в практиката програма.Ежемесечно се съставят протоколи по мемориални ордери , рекапитулация по “ МО” , обороти в натрупване по дебита и кредита и салда, хронологични и аналитични ведомости и извлечения па съответните сметки.
    Командировъчните пари се изплащат на командированото лице само , ако представи следните документи  :
заповед за командировка , заверена и подпечатана с печата на учреждението , където е било командировано ;
писмен отчет в случаите , предвидени в  заповедта за командировка;
сметка за държимите суми или авансов отчет , ако преди заминаването в командировка е получил служебен аванс.Към сметката се прилагат документи за платена такса за резеввация за легло , нощувка и др.

На 31.12.не се допуска оставането на неотчетени  командировки.

КАСА
  Води се касова книга по образец в лева . Всеки лист от касовата книга прeди използването трябва да се прошнурова , прономерова , подпечата с печата на кмета и да се подпише на последната страница от Кмета на общината и главния счетоводител.
    Приходните и разходните касови ордери се записват в касова книга по хронологичен ред на постъпване  счетоводството . Към тях се прилагат съответните първични счетоводни документи : вносна бележка , квитанция фактури , складови разписки , приемателно – приемателен протокол , и др.
     От касата се изплащат суми в брой само за неотложни разходи , единствено по преценка на Кмета на общината.
     Всеки месец се изплащат аванси и заплати на служителите за месечни възнаграждения , както и хонорари по граждански договори.
Преди да започне заплащането на месечните възнаграждения , ведомостите за заплатите се подписват от Кмета на общината  , главния счетоводител и касиера.
   Ведомостите за заплати и цялата документация по съставянето им : заповеди по трудови договори на служителите  , болничните листове , се съхраняват в специално пригодени за съхранение шкафове.

РАЗЧЕТИ С ПЕРСОНАЛА ПО ЗАПЛАТИ , ДАНЪЦИ , ДЪРЖАВНО ОБЩЕСТВЕНО ОСИГУРЯВАНЕ И ДРУГИ ОСИГУРИТЕЛНИ ИНСТИТУЦИИ И ЗДРАВНООСИГУРИТЕЛНАТА КАСА .

СМЕТКИ ЗА ФИНАНСОВИ АКТИВИ , СМЕТКИ ЗА РАЗЧЕТИ – ВЗЕМАНИЯ И ЗАДЪЛЖЕНИЯ С ДОСТАВЧИЦИ , КЛИЕНТИ , ВЪТРЕШНИ РАЗЧЕТИ , РАЗЧЕТИ ЗА ЛИХВИ , ДРУГИ ДЕБИТОРИ И КРЕДИТОРИ , РАЗХОДИ ЗА БЪДЕЩИ ПЕРИОДИ.
Води се отчетност на банковите сметки за отчитане на приходите и разходите в лева , разчетните сметки с доставчици , клиенти , вътрешни разчети , други дебитори и кредитори и разходдите и приходи за бъдещи периоди от бюджетни и извънбюджетните дейности.
	Инкасираните банкови преводи се окомплектоват с първичните счетоводни документи : фактури , квитанции , вносни бележки , фискални бонове , складови разписки , протоколи за приета извършена работа – услуга , доставка , протоколи за приемане – предаване и др.
Приходите и разходите се осчетоводяват по сметки за отчитане изпълнението при стриктно спазване на Единната бюджетна класификация /ЕБК/ . Дълготрайните материални и нематериални активи  , материалите , резервните части и консумативи се осчетоводяват по съответните счетоводни сметки .
Проверяват се платежните нареждания , свързани с първичните счетоводни документи – фактури и други , относно точното , правилно и вярно изплащане на ел.енергия , вода  , пощенски разходи  , канцеларска  материали  , резервни части и консумативи  , изписани за издръжка на общината.
СМЕТКИ ЗА : КАПИТАЛИ И ЗАЕМИ , ДЪЛГОТРАЙНИ МАТЕРИАЛНИ И НЕМАТЕРИАЛНИ АКТИВИ , МАТЕРИАЛНИ ЗАПАСИ И КОНФИСКУВАНИ АКТИВИ  , РАЗХОДИ , ПРИХОДИ , ТРАНСФЕРИ И ЗАДБАЛАНСОВИ СМЕТКИ

ЗАДБАЛАНСОВИ АКТИВИ

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ